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[咨询求助] 请问如何在公文中正确使用附件和主送机关

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发表于 2016-5-12 00:57:31 | 显示全部楼层 |阅读模式

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我是一名基层秘书工作者,在公文处理中常遇到以下问题:

在印发、批转、转发公文时,对正文和附件区分不清。如,某文件标题为《关于转发×××文的通知》,正文中将“×××文”作为附件标注编排。又如,将多个部门、单位就某一事情已发的会议纪要、工作报告,作为文件的附件再次印发,造成本级文件重复发文。

在行文前,不能准确拟定主送机关。如,党委授权办公室向下行文时,主送机关拟定为“市委各部委办局,各县(市、区)委办公室”。又如,某单位在内部行文时,将主送机关拟定为“各直属单位,本单位各科室”。

怎样做才准确规范?恳请给予解答。


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发表于 2016-5-12 01:13:09 | 显示全部楼层
本帖最后由 田老鼠 于 2016-5-12 01:15 编辑

    这位基层秘书工作者提出的问题具有很强的针对性,主要涉及附件和主送机关两个公文格式要素使用不规范的情况,带有一定的普遍性。这里,以解答来信问题为例,谈谈个人学习和研究中的一些体会。
关于附件
    《党政机关公文处理工作条例》规定,附件是公文正文的说明、补充或者参考资料;正文是公文的主体,用来表述公文的内容。
    从上述规定可以看出,附件和正文有着严格的界限。实践中,我们需要重点把握以下几点:
    一是分清正文和附件。印发、转发、批转公文时,需要使用通知文种。印发类通知主要用于印发本机关拟制的、不能单独行文的公文;转发类通知主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文;批转类通知主要用于上级机关批准、转发下级机关的公文。
    由此可见,所印发、转发、批转件与印发、转发、批转通知共同组成一份公文,应该作为主件而不是附件。
    在正文中已经写明报送、上报等内容的文件,且已在标题中说明,无需作附件标注。比如《×××厅关于报送2015年工作总结的报告》,不能将2015年工作总结作为附件。
    二是规范标注附件说明。附件说明是公文附件的顺序号和名称。
在具体操作中,会出现不规范标注的情况。如某县党委发文时,在附件说明处标注“附件随后”“附件3份”“附件列后”等,还有的文件在公文正文中写有“(附件附后)”,这些都是不规范的。《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)规定,如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称首字对齐。
    三是着力减少发文、转变文风。精简文件,不但要严格控制发文数量,也要严格控制文件篇幅。因此,在审核公文时,要注意文件篇幅过长、重复发文等现象,恪守把关之责,敢于提出审核意见。
读者来信中提到,“将已发的专题会议纪要、工作报告,作为文件的附件再次印发”。笔者认为,为了精简文件,同时也便于收文单位更好地理解、贯彻文件,对已发文件,如有必要,可以在文件中适当引用强调,重申要求,不要再作为附件一印了之。
    关于主送机关
    《党政机关公文处理工作条例》规定,主送机关是公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
    向上级机关的行文,原则上主送一个机关。向下级机关的行文,主送需要贯彻执行、办理公文和应当知晓公文内容的机关。普发性公文的主送机关应保持相对稳定性,一般不能随意变动。
    要准确把握和标注主送机关,需要注意以下几方面:
    一是选准主送对象。主送机关的确定,离不开行文关系。区分领导关系、指导关系、管理关系、协作关系等之后,才能根据隶属关系和职权范围确定行文的方向,然后再定向什么机关、单位主送。
    比如,党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文,也可以依据职权相互行文。前者是指导关系,可以向其发文部署工作任务,后者就是不相隶属关系,可以相互发布、传达要求周知或者执行的事项。
    再如,受双重领导的机关向一个上级机关行文,只能主送一个,视情况可抄送另外一个,不能同时主送两个。
    二是规范名称表述。主送机关常见的标注形式有:
    全称。如“XX省人民政府”,就是全称。只要主送机关名称不是很长,一般采用全称。
    规范化简称。比如,XX省工业和信息化委员会,规范简称是“XX省工业和信息化委”或“省工业和信息化委”,而不是“XX省工信委”或“省工信委”。
    统称。即同级或者同类型机关概括性的总称,一般用于下行文。工作中,较常见的是主送给同一级的各单位,如,各省(自治区、直辖市)党委,中央各部委等。
    主送机关的顺序一般按照重要程度排列。我们一般按照先外后内、党政军群的顺序排列,通常是同类型机关内同级机关之间用顿号分隔,不同类型机关之间用逗号分隔。
    你所指的办公室经党委授权向下级行文,建议改为“各县(市、区)党委,市委各部委,市直机关各单位党组,各人民团体党组”。
    你所指的单位内部行文问题,主送机关可以规范为“机关各科室,各直属单位”,做到分类明晰、使用一致即可。
    三是掌握特殊情况。有的无须标注主送机关。一些文种,比如,决议、命令(令)、公告、通告、公报、纪要,通常是不需要标注主送机关的,决定、意见可以标也可以不标(党的机关公文一般不标)。有些无主送机关的公文,一般要确定印发传达范围,比如,公开发布、发至县级等。
    有的主送机关标注较灵活,比如,有的公文发至特定范围或部分单位,可以只标注需要受文的机关、单位。只主送一个或者几个单位的,应将单位名称一一列出。主送部分同类同级单位的,比如,市委有关部委、市直机关有关单位等,要在附件标出具体单位,或是提供受文单位名单。
    有的主送机关较多。《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)规定,主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关的上一行,之间不加分割线。

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发表于 2016-5-15 01:12:17 TCCN论坛手机频道 | 显示全部楼层
我之前在单位党政办上班,我看到一般批转转发都是通知或者上级的批复等,会议纪要直接有会议纪要的函件格式。报告也属于不怎么正式的格式,直接发。那个主送机关,我们一般发文是针对单位外的机关事业单位,内部科室不直接发文,直接印发给他们~
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发表于 2016-5-15 01:19:26 TCCN论坛手机频道 | 显示全部楼层
而且批转转送的话,一般题目都是批转关于啥啥啥的通知吧,正文一般都是,各直属机构等等,现将啥啥啥转发,请参照执行等等。附件附上要转的公文。
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